Soal Latihan Menangani Surat/Dokumen Kantor

SOAL LATIHAN MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR

1. Buatlah gambar dan jelaskan prosedur surat masuk dan keluar!
2. Jelaskan cara mengeluarkan surat dari dalam amplop agar tidak sobek!
3. Sebutkan yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman!
4. Sebutkan yang perlu diteliti pada saat pembukaan surat!
5. Tuliskan pengelompokkan surat dilihat dari amplopnya!
6. Tuliskan hal yang perlu dilakukan oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris agar pimpinan dapat lebih mudah mengetahui mana yang surat penting atau tidak!

Jawab:

1.

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK DAN KELUAR

1. Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

    a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

 4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah             diterima.

     b.  Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan             rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk                   pengolahan lebih lanjut.

     c.  Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

     d.  Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk

      e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

       f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

 1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

 2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

 3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.

       g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).

 2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

     Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan                          langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

            Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

            Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

            Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

            Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

2. Cara mengeluarkan surat dari dalam amplop agar tidak sobek yaitu Ketuk-ketuk isi surat kearah bawah amplop, buka tutup amplop dengan alat   pembuka surat.

3. a. Jenis surat

    b. Informasi yang tercantum dalam surat

    c.Tujuan/alamat surat

    d. Jumlah/banyak surat

4. -Perlu mengetahui seberapa penting surat yang diterima, apakah surat tersebut termasuk surat biasa, penting, sangat penting(segera/rahasia)

-Perlu mengetahui pengiriman surat

5. -Surat pribadi

    -Surat rahasia

    -Surat dinas/resmi/niaga

6. Biasanya surat surat untuk pimpinan/atasan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah berada diatas meja pimpinan/atasan sesegara mungkin. Masukkan surat kedalam map (secretaries desk file) yang disusun menurut kepentingannya, mana yang termasuk urgent (mendesak), important (penting) dan for info (untuk info).